Déclarer une alerte

Qu'est ce qu'une alerte ?

Conformément à la loi Sapin II organisant le dispositif de protection des lanceurs d’alerte, est considéré comme une alerte tout signalement rapporté par un collaborateur de l’organisation, dans un contexte professionnel, et concernant les domaines comptable, financier, bancaire, de corruption ou de droit à la concurrence, de lutte contre les discriminations, harcèlement au travail, santé, hygiène, sécurité au travail et protection de l’environnement.

Plus généralement, tout signalement d’un fait pouvant sérieusement affecter l’activité de l’organisation ou engager gravement sa responsabilité constitue une alerte.

Une alerte est constituée d’un fait ainsi que d’informations ou documents quelque soit leur forme ou leur support de nature à étayer son signalement lorsque l’émetteur dispose de tels éléments.

À qui s’adresse ce dispositif ?

Ce service s’adresse à l’ensemble des collaborateurs de l’organisation. Sont donc éligibles au dispositif l’ensemble des salariés, des prestataires de service, des sous-traitants et des collaborateurs externes.

L'utilisation abusive du dispositif peut exposer son auteur à des sanctions ainsi qu'à des poursuites mais à l'inverse, l'utilisation de bonne foi du dispositif, même si les faits s'avèrent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune suite, n'exposera son auteur à aucune sanction disciplinaire.

Quelles sont les conditions de recevabilité des alertes émises ?

Pour que l’alerte soit recevable, son auteur doit impérativement respecter les conditions suivantes :

• Etre de bonne foi,
• Avoir eu personnellement connaissance des faits faisant l’objet de l’alerte,
• Etre désintéressé et ne retirer aucun avantage personnel de l’alerte,
• Procéder à une divulgation nécessaire et proportionnée.

Il appartient au référent du dispositif d’analyser la recevabilité de l’alerte. Si l’une de ces conditions n’est pas remplie, le référent du dispositif peut considérer l’alerte non recevable et la classer sans suite.

Quelles suites données à une alerte ?

Chaque alerte déposée est transmise exclusivement référent du dispositif par le Groupe CSF.

Le référent, soumis à une obligation de confidentialité, dispose par son positionnement de la compétence, de l’autorité et des moyens suffisants nécessaires à l’exercice de sa fonction.

Dans un délai de 10 jours ouvrés, le référent détermine la recevabilité de l’alerte et informe le lanceur d’alerte des suites données à son signalement. Cette information se fait par l’intermédiaire exclusif de la plateforme dédiée, permettant ainsi de garantir un échange anonyme entre le référent et le lanceur d’alerte.

Si le signalement est jugé comme recevable, un délai de deux mois sera ensuite alloué pour l’instruction du dossier.

Quelles protections pour le lanceur d’alerte ?

L’utilisation du présent dispositif d’alerte professionnelle est facultative. Un collaborateur ne peut faire l’objet de sanction s’il ne souhaite pas l’utiliser.

Le dispositif prévoit une pseudonymisation de l’identité du lanceur d’alerte dans la mesure où ce dernier enregistre ses informations dans les champs prévus à cet effet dans la plateforme Web ; la révélation de l’identité ne pourra être réalisée qu’à l’initiative d’une procédure judiciaire. A aucun moment l’organisation n’a connaissance de l’identité du lanceur d’alerte sauf si celui-ci le stipule nommément dans les zones de commentaires libres, notamment celles prévues à la description des faits.

Si le lanceur d’alerte répond aux critères de définition requis, respecte les procédures de signalement définies et si la divulgation est nécessaire et proportionnée alors la personne à l’origine du signalement ne peut être tenue responsable d’avoir porté atteinte à un secret protégé par la loi.

Le lanceur d'alerte ne peut être puni professionnellement ; toutefois, si le lanceur d'alerte est animé par l'intention de nuire ou s'il a connaissance, même partiellement de l'inexactitude des faits qu'il rend publics ou qu'il diffuse, il s’expose aux peines prévues au premier alinéa de l'article 226-10 du code pénal (cinq ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende).

Suppression et archivage de l’alerte

Les données relatives à une alerte considérée, dès son recueil par le référent de l’organisation, comme n'entrant pas dans le champ du dispositif sont détruites ou archivées sans délai.

Lorsque l'alerte n'est pas suivie d'une procédure disciplinaire ou judiciaire, les données relatives à cette alerte sont détruites ou archivées par l'organisation chargée de la gestion des alertes dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification par le référent. L’archivage détruit les éléments du dossier permettant l'identification du lanceur d’alerte, des personnes visées et des éventuels témoins si aucune suite n'a été donnée.

Lorsqu'une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l'encontre de la personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives à l'alerte sont conservées par l'organisation chargée de la gestion des alertes jusqu'au terme de la procédure.

Autorisations CNIL

Un traitement automatisé des signalements est mis en œuvre dans le cadre de l’autorisation délivrée par la Cnil (AU-004).

Comment déposer une alerte ?

Plusieurs modes de signalement sont mis à disposition des collaborateurs :

En ligne, sur le plateforme web id-Alerte :
https://id-alerte.be-idys.com/home/Q0JCODI

Le lanceur d’alerte sera notifié de la réception de son signalement par le référent de l’organisation.